Penggunaan mail merge adalah untuk memudahkan kita menghubungkan banyaknya data pada daftar yang berkelompok untuk dapat dipisahkan datanya secara individual pada tiap tayangan atau cetakan.
Membuat mail
merge antara data dengan lay outnya di Microsoft Office Word Windows 2010
mungkin tidak terlalu berbeda jauh dari yang sebelumnya. Dalam petunjuk kali
ini kita akan menggunakan contoh pembuatan label undangan.
Langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan daftar data yang kita butuhkan di
Ms. Excell
Langkah awal ialah membuat daftar
yang akan kita mail mergekan. Dalam contoh kali ini ialah data untuk tulisan
pada label nama undangan.
Contoh: Daftar Undangan Nikah Agus & Susanti
- Siapkan folder khusus penyimpanan dengan nama : Contoh Mail merge di file exprorer
 |
| gambar 1. aablogbahari |
- Buka Ms. Excell
- Tulis daftar undangan yang dibutuhkan, contoh:
 |
| gambar 2. aablogbahari |
- Simpan daftar dengan nama Daftar Undangan Nikah Agus & Susanti
- Tutup terlebih dahulu file excel
2. Menyetting label harga di Ms. Word
- Buka Ms. Word
- Klik Mailings
- Pilih Start Mail Merge
 |
| gambar 3.aablogbahari |
- Pilih Labels
*Kertas labels undangan yang kita gunakan secara umum
kertas berukuran 20x13,3 cm dan berisi 12 label (4barisx3kolom)
 |
| gambar 4. aablogbahari |
- Jika tampilan baris pada layar Ms. Word seperti tidak lengkap, coba Anda besar kecilkan zoom tampilan kertas Ms. Word yaitu tombol – dan + pada bagian kanan bawah
- Lalu Klik Select Recipient
- Pilih Use Exiting List
- Cari file Daftar Undangan Agus & Susanti
 |
| gambar 5. aablogbahari |
- Klik Open
- Lalu Klik Insert Merge Field, dan urutkan mulai dari NAMA (enter) JABATAN (enter ) ALAMAT
 |
| gambar 6. aablogbahari |
- Blok dan atur agar rata tengah/ Center text (Ctrl+E)
- Klik tombol Preview Result
 |
| gambar 7. aablogbahari |
- Lalu pilih Update Labels
 |
| gambar 8. aablogbahari |
- Coba Anda blok Ali Murdoko lalu beri garis bawah/ under line (Ctrl+U), perbesar huruf menjadi 14 (tekan Ctrl+Shift+>)
- Lalu jabatannya, Guru SD Contoh 1 dan buat miring/ italic (Ctrl+I)
- Dan kembali anda pilih Update Labels agar semua isi label mengikuti.
- Save/ Simpan label anda dengan nama label undangan satu folder dengan data di excel, sebaiknya jangan dicampur data lain.
Catatan:
· Anda bisa memodifikasi tulisan baik jenis
tulisan, memperbesar, mewarnai sesuai keinginan.
· Untuk mengecek nama lainnya Anda bisa meng-klik
tombol kanan dan kiri disamping Preview
Result
Selanjutnya
tutup Ms. Word label undangan atau langsung ke langkah mencetak/ Print.
3. Mengedit / membuka kembali data mail merge
Apabila ada nama atau data yang salah
pada daftar undangan, maka terlebih dahulu anda buka daftarnya di Ms. excel.
Karena jika anda membuka terlebih dahulu label undangan di Ms. Word maka akan
terjadi peringatan seperti berikut :
 |
| gambar 9. aablogbahari |
So langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka file Ms. Excel Daftar Undangan Agus & Susanti
- Edit data yang diperlukan
- Atau Anda bisa menambah daftar NAMA, menambah kolom, atau misal merubah JABATAN menjadi tulisan PEKERJAAN
- Selesai meng-edit buka file Ms. Word label undangan
- Akan muncul kotak dialog :
 |
| gambar 10. aablogbahari |
- Pilih Yes
- Dan akan tertera peringatan error pada label, anda klik saja pilihan kanan dan kiri memilah daftar label
 |
| gambar 11. aablogbahari |
- Akan muncul kotak dialog Invalid Merge Field seperti di atas
- Ganti dulu isian NO dengan PEKERJAAN
- Lalu klik Remove Field dan seterusnya.
- Agar mempercepat maka klik saja Update Labels
4. Mencetak mail merge label undangan / Print
Setelah dirasa cukup dan Anda akan
mencetak label tersebut, maka langkah berikutnya ialah :
-
Pertama letakkan kertas label yang sesuai *baca
di awal dengan posisi landskape/tidur di printer (Canon) Anda. *mungkin berbeda pada merk printer lain
- Klik Finish Merge, lalu Edit Individual Documents
 |
| gambar 12. aablogbahari |
- Akan muncul kotak dialog :
 |
| gambar 13. aablogbahari |
- Klik All lalu OK
- Atau sesuai jumlah daftar yang anda tulis, misal ada 200 nama maka pada isia From isi 1 dan to 205, karena kita mulai pada baris ketiga di Ms. Excell dan mungkin ada baris lain yang Anda tambah
- Akan muncul Ms. Word baru dengan judul Labels 1 dan seluruh daftar nama yang telah anda buat di Ms. Excell
- Di sini anda bisa mengecek nama-per nama dan data lainnya
- Klik Print
- Atur pencetakan sesuai mesin printer yang anda gunakan
5. Mengganti mail merge dengan data lain yang
sejenis (undangan lain)
Anda bisa menggunakan file Ms. Word label
undangan yang sudah dibuat ini untuk daftar undangan orang lain. Tinggal Anda
buat daftar undangan baru sesuai petunjuk awal lalu disimpan satu folder dengan
label undangan yang sudah dibuat.
Hanya saja setelah data baru di Ms.
Excell dibuat lalu Anda buka file Ms. Word label undangan seperti
langkah sebelumnya
- Pilih menu Select Recipient List
- lalu Use Exiting List
- pilih file yang baru di tempat anda menyimpannya.
Langkah-langkah berikutnya sesuai dengan
petunjuk di atas hingga proses pencetakan.
Itulah cara/langkah
yang dapat digunakan untuk menggunakan menu Mail
Merge di Ms. Office Word 2010. Saya tulis berdasarkan apa yang sering saya
gunakan untuk membuat label undangan pesanan. Semoga sedikit ilmu yang saya
bagikan ini bermanfaat untuk Anda para pembaca dan dapat menjadi pilihan cara
yang mudah digunakan.
SILAHKAN BERIKAN KOMENTAR DAN PENDAPAT ANDA
AGAR TULISAN INI LEBIH MUDAH DIMENGERTI ATAU MUNGKIN ADA LANGKAH BERBEDA YANG
ANDA GUNAKAN.
aatypers@bahariblog
ya, sip !
ReplyDelete